Przesłane przez potencjalnych dostawców oferty cenowe mogą się różnić wizualnie, ale zwykle składają się z tych samych elementów. Jeśli decydujemy się na współpracę z agencją pracy tymczasowej w oparciu o umowy cywilnoprawne, to najpewniej otrzymamy kalkulację zbliżoną do tej przedstawionej poniżej.

Firmy bardzo często ukrywają kwoty składek i prezentują jedynie kwotę wynagrodzenia netto dla Klienta – jednak w takiej sytuacji nie mamy możliwości weryfikacji co i w jakiej wysokości wchodzi w skład wynagrodzenia dla agencji. To z kolei utrudnia, a nawet uniemożliwia porównanie ofert między sobą.

W poszczególnych kalkulacjach suma składek ZUS może się nieznacznie różnić między agencjami. Wynika to z różnicy w wysokości składki wypadkowej, ale także z różnego sposobu kształtowania polityki cenowej. Zwykle przyjmuje się wartość zobowiązań pracodawcy w okolicy 20,28% lub 20,5% kwoty wynagrodzenia pracownika brutto.

Narzut agencji liczony jest zazwyczaj od wysokości wynagrodzenia po oskładkowaniu (tzw. wynagrodzenie brutto-brutto). W większości kalkulacji przyjmuje się jego wartość procentową. Dzięki temu przy wzroście wynagrodzeń analogicznie rośnie stawka dla agencji i unika się kolejnej rundy negocjacji handlowych.

Wysokość narzutu jest silnie skorelowana z wielkością projektu. Zasadniczo im większy wolumen zatrudnienia tym niższa powinna być marża agencji. Oczywiście nie każda firma leasingująca pracowników będzie chętnie obniżała swój narzut. Jednak bez wątpienia klienci decydujący się na zatrudnienie 50 i więcej pracowników tymczasowych mają lepszą pozycję negocjacyjną niż mniejsze przedsiębiorstwa.

Analizując oferty przesłane przez agencje pracy tymczasowej należy zwrócić uwagę na to, co zawarte jest w stawce, a co stanowi dodatkowy koszt klienta. Najczęściej do stawki netto pracodawcy użytkownika wlicza się:

• Koszt wynagrodzenia pracownika tymczasowego
• Koszty składek społecznych
• Obsługę administracyjną oraz kadrowo – płacową
• Koszty finansowania
• Opiekę koordynatora
• Koszty rekrutacji
• Koszty raportowania

Warto wczytać się w umowę i zwrócić uwagę czy agencja nie dolicza żadnych dodatkowych kosztów związanych np. z dyżurami konsultanta u Klienta czy wysyłką PIT do pracowników tymczasowych.

Ponoszone koszty dodatkowe powinny być zasadne i wynikać z dodatkowych działań/usług świadczonych przez dostawcę. Tylko na takie opłaty dodatkowe Klient powinien się godzić. Przy czym zwróćmy uwagę, aby ustalić ich maksymalną możliwą wartość. Dzięki temu unikniemy przykrych niespodzianek w trakcie współpracy.

Najczęściej spotykane koszty dodatkowe, to te związane z:

• Zapewnieniem zakwaterowania pracownikom tymczasowym
• Legalizacją pracy obcokrajowców (koszty oświadczeń i zezwoleń)
• Zapewnieniem odzieży roboczej
• Przeprowadzeniem badań medycyny pracy
• Przeprowadzeniem szkoleń wstępnych BHP

Kwota dopłat za usługi dodatkowe zależy od regionu działalności i ustaleń między klientem a agencją pracy tymczasowej. Dla przykładu: zakwaterowanie pracownika tymczasowego w mieszkaniu (w dobrym standardzie) w Poznaniu, to koszt między 750 a 900 zł, natomiast w Katowicach raczej nie powinniśmy przekroczyć 750 zł za osobę. Klient może w różnym stopniu partycypować w kosztach związanych z zakwaterowaniem pracowników tymczasowych – pokrywać całość lub jedynie część opłat.

Koszty związane ze świadczeniem przez agencję usług dodatkowych mogą być liczone miesięcznie lub doliczane do stawki godzinowej. Na to, które rozwiązanie jest bardziej korzystne dla Klienta wpływa wiele czynników – m.in. poziom rotacji oraz średnia liczba przepracowanych godzin w ciągu miesiąca.